Stiftelsesmøte 4. mai 2011

Nå er vi endelig klar til å etablere Arkivarer uten grenser i Norge. Stiftelsesmøtet finner sted i Tromsø 4. mai, under Det 5. norske arkivmøtet. Plenumssesjonen om internasjonalt arkivarbeid avsluttes med konstituerende møte for Arkivarer uten grenser. Nysgjerrige, interesserte og alle som har lyst til å bidra oppfordres til å møte opp på Radisson Blu Hotel kl 14.

11.00-13.00	Plenumssesjon: Internasjonalt arkivarbeid
11.00	Mads Gilbert, Universitetssykehuset Nord-Norge: Internasjonalt legearbeid
11.30	Anne Thurston, International Records Management Trust: Archival Challenges in the Developing Countries
12.00	Torill Tørlen, Norsk Arkivråd: Bangladesh-prosjektet
12.20	Linda Holmås, Riksarkivet: Arkivarer uten grenser
12.40	Ivar Fonnes, Riksarkivar: Avslutning
13.00	Lunsj
14.00	Konstituerende møte for Arkivarer uten grenser

Vedtekter og handlingsplan skal vedtas, se utkastene under.

De som ikke har anledning til å komme til Tromsø, kan melde seg inn ved å sende epost til arkivarerutengrenser@gmail.com.

Utkast til handlingsplan

Styret skal

• fastsette rammer for egen virksomhet i henhold til vedtektene

• legge til rette for prosjekter ved å
  • kartlegge aktuelle prosjekter/prosjektområder
  • fastsette rammer for hvordan prosjekter skal utvikles
  • etablere en møteplass for erfaringsutveksling
  • søke om prosjektmidler fra aktuelle aktører
  • involvere og rekruttere medlemmer

• synliggjøre Arkivarer uten Grenser Norge ved å
  • etablere et nettverk av landkontakter
  • være aktiv som høringsinstans
  • bygge opp et apparat for å påvirke myndigheter
  • ta initiativ til møter med arkivfaglige myndigheter og andre interesseorganisasjoner
  • videreutvikle nettsidene
  • være tilstede i ulike mediekanaler
  • arbeide med holdningsskapning i organisasjonen

Utkast til vedtekter for AuG

§1 Formål:

Arkivarer uten grenser skal:

• Arbeide for internasjonal solidaritet på arkivfeltet
• Aktivt arbeide for bevaring av arkiv i situasjoner der det er fare for at arkiv vil gå tapt
• Samarbeide med myndigheter der det er aktuelt
• Bidra til økt forståelse for arkiv og danning av arkiv som kilde til demokratibygging og kunnskap om samfunn
• Arbeide for allmenn tilgang til arkiv og dokumentasjon av rettigheter for enkeltpersoner.
• Skal følge ICAs etiske retningslinjer for arkivarer og skal være upartiske i konflikter

§2 Oppgaver:

Arkivarer uten grenser skal arbeide for å:

• Utvikle og drifte samarbeidsprosjekt om bevaring av arkiv og arkivdanning
• Skape oppmerksomhet om hvordan arkiv blir tatt vare på, spesielt i land som er utsatt for naturkatastrofer eller krigshandlinger
• Gjøre myndigheter oppmerksom på situasjoner der arkiv kan være i fare for å bli ødelagt
• Samarbeide med arkivarer uten grenser i andre land og andre organisasjoner med liknende formål
• Ta imot arkivarer fra andre land på utvekslingsprosjekt / hospiteringsordninger
• Lære opp arkivarer i andre land

§3 Tilslutning:

Arkivarer uten grenser er tilsluttet nettverket Archivists without Borders.

§4 Medlemskap og kontingent:

Arkivarer uten grenser har tre typer medlemmer:

a) Enkeltmedlemskap: For personer som arbeider i eller har kompetanse på arkivfeltet

b) Institusjonsmedlemskap: For virksomheter og organisasjoner som arbeider i eller har kompetanse på arkivfeltet

c) Støttemedlemskap: For personer som har interesse for internasjonalt arkivarbeid

Ved medlemskap støtter en målet og oppgavene til organisasjonen.

Kontingent fastsettes av årsmøtet.

§5 Årsmøtet:

Årsmøtet er Arkivarer uten grensers høyeste myndighet. Årsmøtet holdes hvert år innen slutten av mai. Innkalling skal gjøres tilgjengelig for medlemmene 6 uker før årsmøtet. Forslag fra medlemmene skal være sendt til styret senest 4 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste må være tilgjengelig senest 2 uker før årsmøtet. Innkalling og sakspapirer blir gjort tilgengelig på organisasjonens nettsider.

Alle medlemmer har tilgang og stemmerett på årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer til å være observatører med talerett.

Årsmøtet er vedtaksdyktig med det antall stemmer som møter. Vedtak skal treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene.

Årsmøtet skal:

• Godkjenne innkalling og dagsorden
• Behandle årsmelding og regnskap
• Behandle innkomne forslag
• Fastsette kontingent
• Vedta budsjett
• Velge styre og valgkomité
• Vedta handlingsplan

§6 Ekstraordinært årsmøte:

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret bestemmer det, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det.

Innkalling skal gjøres tilgjengelig på organisasjonens nettsider senest 14 dager før møtet.

Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

§7 Styret:

Styret er Arkivarer uten grensers høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av leder, nestleder, kasserer, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Styrerepresentantene velges for to år, med mulighet for gjenvalg. Det er ønskelig at styret skiftes ut med 2-3 medlemmer av gangen, slik at kontinuitet sikres.

Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det.

Styret er vedtaksdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller styrelederens stemme dobbelt.

§8 Styrets oppgaver:

Styret skal:

• Iverksette årsmøtets bestemmelser
• Arbeide med Arkivarer uten grensers oppgaver
• Administrere og føre nødvendig kontroll med Arkivarer uten grensers økonomi og eiendeler i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser
• Representere Arkivarer uten grenser utad
• Ha myndighet til å sette ned komiteer/utvalg og prosjekter med definert mandat
• Være prosjekteier i alle prosjekt som organisasjonen iverksetter

§9 Aktivitet:

Arkivarer uten grenser ønsker aktive medlemmer i alle ledd i organisasjonen.

§10 Endring av vedtektene:

Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og det kreves 2/3 flertall av de avgitte stemmene.

§11 Oppløsning:

Oppløsning av Arkivarer uten grenser kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte 3 måneder senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.

Jemen

Olav Hagen Sataslåtten (Arkivverket) var i 2010 med å vurderte digitale saksbehandlingssystem for domstolene i Jemens hovedstad Sana’a.

Prosjektet var en del av ”The Yemen Justice &Policing Programme: More effective, accessible and fairer justice and policing services forall Yemenis”. Det elektroniske arkiv- og saksbehandlingssystemet ble utviklet i samarbeidmed FNs utviklingsprogram UNDP (United Nations Development Program), og innført såtidlig som i 2002 i Sana’a Court of Appeal og Sana’a Commercial Court. Prosjektet ble ledetpå overordnet nivå av det britiske Department for International Development.

«Prosjektet var med på å synliggjøre kontrasten mellom tilfeldig dokumentfangst og det å innføre registrering i et elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem.»

Oppdragetsformål var som følger:

1. Evaluering av systemfunksjonalitet og bruksområder
2. Avklare hvorvidt innføring av systemet har økt tilgjengeligheten til rettssystemet, ført til reduksjon i saksbehandlingstid, bidratt til økt gjennomsiktighet og dermedreduksjon i graden av korrupsjon i rettssystemet.

Les mer:

Olav H. Sataslåttens artikkel til Arkivråd 1/2011

Brief report with summary of findings from Kenya assignment

Court Automation Assessment Report May 2010

Hvordan redde arkiv – eksempel fra Haiti

12. januar 2010 var Haiti utsatt for et jordskjelv. I etterkant startet the Digital Library of the Caribbean “Protecting Haitian Patrimony Initiative”. Målet var å samle internasjonale initiativ for å hjelpe Haiti med å ta vare på kulturarven. I februar ble det laget en rapport som går gjennom de ulike stegene i arbeidet.

Fase 1 – beskytt
Etter jordskjelvet ble det fokusert på å beskytte samlingene fra større skader. Utfordringene i denne fasen er å få tak i personale som kan gjøre jobben, skaffe arkivbokser til å oppbevare materialet i og sørge for midlertidig oppbevaring av arkivmaterialet.

Fase 2 – bevar
Når samlingen er beskyttet starter arbeidet med bevaring. Materialet må bli renset og plassert i egnet embalasje. Arbeidet med å reparere bygninger og inventar er også en del av denne prosessen.

Fase 3 – videre bevaring
Etter at arkivene er sikret begynner arbeidet med å forhindre at noe liknende skal skje i framtiden. En må sikre at bygningene er beskyttet ved eventuelle framtidige jordskjelv. Videre er det lagt opp til katalogisering og digitalisering av samlingene.

“Protecting Hatitian Patrimony Initiative” har også laget lister med hva de ulike institusjonene trenger av utstyr. For nasjonalarkivet ser listen slik ut:

• Arkivbokser, emballasje, hansker og masker
• 20 bærbare PCer
• To servere
• 100 telt for midlertidig beskyttelse
• 200 kontainere
• Midlertidige lokale for brukertjenester (i fem år)
• etc.

Denne framstillingen er noe forenklet i forhold til rapporten fra “Protecting Haitian Patrimony Initiative”. Informasjon om rapporten fant Karianne Schmidt Vindenes i bloggen til College Art Assoociation:
http://www.collegeart.org/news/tag/haiti/.
Rapporten kan du lese her: http://www.collegeart.org/pdf/haiti.pdf.

Artikkel i Forskerforum

− Vi vil jobbe for internasjonal solidaritet på arkivfeltet. Målsettingen er å bidra til økt forståelse for arkiv som en kilde til demokratibygging og kunnskap om et samfunn. Vi vil jobbe for rettigheter til og bevaring av arkiv og dokumentasjon under krig og naturkatastrofer.

− Meningen er ikke å være noen kontrollinstans. Men vi håper for eksempel å kunne reise ut i forbindelse med opplæringsprosjekter eller få i stand hospiteringsordninger.

Karianne Schmidt Vindenes til Forskerforum i nov. 2010

Se hele artikkelen i Forskerforum 29.11.2010